مراحل کنترلهای داخلی موجودی کالا
مراحل کنترلهای داخلی موجودی کالا
مرحله اول
- کنترل داخلی در خصوص دریافت کالا
در این خصوص
باید بررسی شود که آیا برای کلیه کالاهای دریافتی، رسید انبار و برگه کنترل کیفی و
یا رسید موقت انبار صادر شده است و اصولاً این کالا وارد انبار شده است یاخیر؟ وآیا
کالا از نظر کمیت وکیفیت مورد آزمایش قرار گرفته است یاخیر؟
برای این
که صحت عملیات فوق را مورد مطالعه قرار دهیم باید از طریق بررسی مراحل اجرایی، عملیات
مربوط به گردش انبار، کنترل شماره چاپی پیاپی رسیدهای انبار و سایر مدارک نامبرده
شده را مورد مشاهده و بررسی دقیق قرار داد.
بطوری که
نکات ذیل مورد توجه قرار داده شود:
آیا تمامی
برگه‌های رسید انبار کالا به موقع در اختیار کاردکس نویس انبار قرار داده شده است و
به موقع در کارت‌های انبار ثبت شده است؟
آیا کلیه
برگه‌های رسید انبار کالا به موقع حسابداری انبار به منظور ثبت در کارت‌های حسابداری
انبار تحویل داده شده است؟
آیا روش محاسبه
به عنوان رویه جاری قیمت گذاری در سازمان وجود دارد تا به نحو درستی قیمت‌ها در کارت‌های
حسابداری انبار درج گردد.
آیا برگه‌های
رسید انبار با صورتحساب‌های فروشندگان و دستور پرداخت مربوطه همراه با مدارک مثبته دیگر به منظور مقابله با موجودی
کالا وجود دارد؟
آیا در مواردی
که کالا از سایر انبارهای سازمان دریافت می‌شود، برگه‌های رسید انبار با برگه‌های انتقال
کالا و بار نامه‌های مربوطه مقابله شده است؟
آیا در صورتی
که اجناس به انبار برگشت شود روش تهیه و تصویب برگه برگشت به انبار و انتقال آن به
نحو درستی انجام می‌گیرد و می‌توان آنها را با اسناد حسابداری مربوطه، مورد رسیدگی
و آزمایش قرار داد؟
مرحله دوم
- کنترل داخلی در خصوص نحوه نگهداری کالا در انبار
پس از آن
که نسبت به صحت دریافت مقادیر کالا بر حسب کنترل براساس مدارک ورودی به انبار انجام
گرفت باید به بررسی موارد ذیل پرداخته شود:
آیا کالاهایی
که در انبار چیده و نگهداری می‌شوند فقط در اختیار و در دسترس کارکنانی قرار خواهد
گرفت که در آن انبار مشغول به کار هستند یا خیر؟ در این صورت، با بررسی نحوه نگهداری
کالا و کنترل مراحل اجرایی کار می‌توان به صحت و سقم این کنترل پی برد.
آیا کالایی
که وارد انبار می‌شود و در آن نگهداری می‌گردد بر حسب نیاز و درخواست واحدهای مختلف
خریداری و تحویل انبار شده است؟ آیا این کالا بر حسب مقدار حداقل موجودی کالا و یا
حد تجدید سفارش توسط انباردار درخواست گردیده است؟ آیا اصولاً برای این‌گونه کالا حداقل
و حداکثر موجودی کالا و حد تجدید سفارش (نقطه تجدید سفارش) پیش‌بینی و تعیین شده است؟
در این صورت آیا اگر موجودی از حداقل، کمتر و یا از حداکثر بیشتر باشد، هیچ‌گونه عکس‌العمل
و انعکاسی از سوی انباردار صورت گرفته و گزارشی ارائه شده است یا خیر؟ در هر صورت عملیات
فوق باید با بررسی مورد به مورد و یا بررسی کلی و مطالعه گزارش‌ها مورد بررسی و کنترل
قرار گیرد.
آیا کالایی
که وارد انبار شده و نگهداری می‌شود برحسب یک نظم و ترتیب خاص در قفسه‌ها چیده می‌شوند؟
آیا ابزار و لوازم مورد نیاز برای جابه‌جایی و مرتب چیدن آنها در انبار وجود دارد؟
آیا اصول ایمنی برای چیدن و صدمه نرسیدن به کالا در انبار رعایت می‌شود یا خیر؟ این
عملیات را می‌توان با مشاهده انبار و قفسه‌ها و طرز چیدن کالا در انبار انجام داد.
مرحله سوم - کنترل داخلی ثبت موجودی کالا در کارت
انبار
در هر صورت
وقتی کالایی که در انبار نگهداری می‌گردد باید با توجه به کنترل اقلام از طریق مدارک
مثبته کارت‌ها و دفاتر بررسی کرد که آیا کالاها از نظر قیمت و یا مقادیر بر حسب صورتحساب‌ها،
اعلامیه‌ها، رسیدهای انبار، حواله‌های انبار و سوابق خرید و قراردادها ثبت و ضبط
شده‌اند یا خیر. تا از این راه پی به صحت ثبت موجودی‌های کالا در انبار برد. هم‌چنین
باید این مورد تحقیق شود که آیا در طول دوره مالی هیچ‌گاه شمارش موجودی بدون اطلاعات
قبلی انباردار انجام می‌گردد یا خیر؟
صحت وجود
فیزیکی و عینی موجودی‌ها در انبار یکی از راه‌های اطمینان برای مقابله علل مغایرت موجودی‌ها
با مانده‌های دفتری و کارت‌های حسابداری انبارها می‌باشد.
به همین دلیل
انبارگردانی سالانه معمولاً توسط غیر کارکنان انبار صورت می‌گیرد و با حضور در این
گونه عملیات، اثبات صحت مانده سوابق موجودی کالا را محرز می‌گرداند
مرحله چهارم - کنترل داخلی صدور و ارسال موجودی کالا
از انبار
باید از طریق
مشاهده مراحل اجرایی کار و رسیدگی به شماره چاپی پیاپی حواله انبار، برگ در خواست
کالا از انبار، و کنترل چرخه مراحل تنظیم فرم‌های مزبور نسبت به خروج کالا از انبار
اقدام کرد. بطوری که در این خصوص می‌بایست موارد زیر مورد بررسی و رسیدگی قرار گیرد.
آیا خروج
کالا از انبار بر حسب برگ در خواست کالا از انبار صورت گرفته است؟
آیا حواله‌های
انبار از نظر تهیه و تصویب و تاریخ صدور رعایت شده است؟
آیا کالاهایی
که از انبار خارج شده است مطابقت با برگ درخواست کالا از انبار و حواله انبار صادره
داشته است؟
آیا در موقع
انتقال کالا از انباری کالا به سایر انبارهای سازمان برگ انتقال کالا به انضمام بارنامه
مربوط وجود دارد؟
آیا کلیه
حواله‌های انبار و بارنامه‌ها را متصدی کاردکس انبار دریافت داشته است و آنها را به
درستی در کارت‌های انبار وارد کرده است؟
آیا کلیه
موارد بند فوق در کارت‌های حسابداری انبار ثبت و روش قیمت‌گذاری به نحو صحیح انجام
پذیرفته است؟
آیا حواله‌های
انبار بر حسب شماره چاپی پیاپی صادر و نگهداری شده است؟
آیا روش‌های
موجود برای تهیه و تجویز و ثبت برگه‌های واگذاری و فروش اقلام مازاد و مستعمل و غیرقابل
استفاده به درستی انحام می‌گیرد؟
بطور کلی،
در تهیه پرسش‌نامه کنترل های داخلی موجودی کالا در انبار می‌بایست موارد ذیل در نظر
گرفته شود تا اطمینان از موارد مزبور حاصل گردد.
1- دریافت
و صدور کالا توام با کنترلهای داخلی میسر گردد.
2- صحت روش
نگهداری کارت‌های انبار و حسابداری محرز شود.
3- دقت و
صحت نحو انجام عملیات حسابداری اثبات گردد.
4- صحت اسناد
قطعی انبار و جلوگیری از هر گونه سوء استفاده ممکن باشد.
5- بررسی
سیر تکمیل و تصویب رسید انبار از سوی صاحبان امضای مجاز امکان‌پذیر باشد.
6- کفایت
امنیت و حراست و ایمنی موجودی‌ها در انبار وجود داشته باشد.
7- بررسی
ثبت مشخصات اجناس در کارت‌های انبار و حسابداری و بازرسی موجودی‌ها را بازرسین بتوانند
به سهولت انجام دهند.
8- اجناس
مازاد بر احتیاج و بدون استفاده موجود در انبار قایل تشخیص باشد.
9- صحت قیمت‌گذاری
کالاهای موجود در انبار و کالاهای صادره از انبار قابل کنترل باشد.
10- نارسایی‌ها و عدم کارآیی کنترل داخلی در مراحل مختلف دریافت،
نگهداری و خروج کالا در انبار قابل استخراج باشد. چون موسسات حسابرسی هر یک نمونه‌ای
از پرسش‌نامه کنترل داخلی موجودی‌های کالا را برای رسیدگی و آزمون و کنترل و اظهار
نظر تهیه و مورد استفاده قرار می‌دهند.